VCA 2017/6.0 en relatie met de IAF MD 22

Geachte relatie,
 
Met de invoering van de VCA 2017/6.0 is ook de IAF MD 22 op deze regeling van toepassing geworden. De IAF MD 22 is een accreditatieregeling voor arbomanagementsystemen, aan de hand waarvan de certificerende instellingen een aantal aanvullende aspecten ten opzichte van de VCA zelf beoordelen.

Belangrijk om hierbij op te merken is dat MD22 alleen van toepassing is op de V&G-aspecten. Aan de Milieuaspecten, zoals genoemd in de checklist, worden geen extra eisen gesteld in dit document.
 
De belangrijkste eisen voor uw organisatie of managementsysteem zijn: 

Wet en regelgeving en beoordeling op de compliance moeten onderdeel zijn van de documentatie. Voorafgaand aan de audit moet de klant informatie verstrekken over de processen, activiteiten, belangrijkste gevaren en VG-risico’s, gebruikte gevaarlijke stoffen, relevante VG-wet- en regelgeving en het aantal medewerkers op de bedrijfslocatie en de projecten. Tijdens de audit moet worden beoordeeld of het managementsysteem het voldoen aan wettelijke, normatieve en contractuele voorwaarden dekt.

De beoordeling van de mate waarin wordt voldaan (W&R) tijdens een audit is voor de VCA overigens beperkt tot:

• De operationele activiteit (inclusief die van onderaannemers en ZZP’ers), uitgevoerd op locatie bij de klant binnen de scope van certificatie.

• De daarvoor in de RI&E aangegeven gevaren, risico’s en beheersmaatregelen (incl. de eisen aan het opstellen en beoordelen van een RI&E). Dit geldt tevens voor eventuele TRA of LMRA activiteiten.

• Beoordeling van keuringen van arbeidsmiddelen.

• Eisen aan competentie (opleidingen, training, vakbekwaamheid), medische geschiktheid, V&G-eisen aan en keuring van materieel voor zover deze een directe relatie hebben met de operationele activiteit. 

 
Op basis hiervan wordt verwacht dat de directie een commitment met betrekking tot het voldoen aan wet- en regelgeving opneemt in de beleidsverklaring. Dit betekent ook dat men de wettelijke eisen en verwachtingen van stakeholders heeft geïdentificeerd en geïmplementeerd (zie tevens de bij de offerte aanvraag genoemde informatie). Tijdens de audit beoordeelt de certificerende instelling of het bedrijf voldoet aan deze eisen en gaat niet over tot certificatie wanneer afwijkingen zijn vastgesteld.
 
De organisatie moet zelf ook periodiek het voldoen aan wet- en regelgeving beoordelen, bijvoorbeeld tijdens de interne audit of directiebeoordeling.
 
De processen binnen veiligheidssysteem moet aangepast zijn op de invloeden van overige belanghebbenden, uitgaande van de scope en reikwijdte van het systeem.
Incidenten op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu, waar het bevoegd gezag (bijvoorbeeld Inspectie SZW) betrokken is moeten worden gemeld aan de certificerende instelling. Dit moet ook zijn opgenomen in de procedures. De certificerende instelling kan de besluiten om een aanvullend onderzoek in te stellen om vast te stellen of de goede werking van het managementsysteem niet is verstoord. Indien het systeem heeft gefaald om te voldoen aan wet- en regelgeving, dan kan de certificerende instelling tot actie m.b.t. het certificaat (waaronder schoring of intrekking) besluiten. Dit moet zijn opgenomen in de certificatieovereenkomst. Hierbij dient wel rekening te worden gehouden met de privacy van eventuele slachtoffers en betrokkenen (AVG).
 
De incidenten moeten overigens wel gekoppeld zijn aan de operationele activiteiten onder de scope van certificering. Een naar de I-SZW meldingsplichtig ongeval die is ontstaan in de kantooromgeving van het bedrijf hoeft niet te worden gemeld naar de certificerende instelling.

Locatiegebonden activiteiten moeten altijd ter plaatse worden beoordeeld. De auditor kan de beoordeling van operationele activiteiten niet meer beperken tot alleen de werf of werkplaats van het bedrijf.

Onderaannemers worden niet geauditeerd, dan wel beperkt geauditeerd. Er zijn auditoren die buiten VCA hoofdstuk 10 afwijkingen schrijven op de onderaannemers. Op basis van IAF MD 22 is dit niet toegestaan.

Naast de gebruikelijke interviews moeten interviews worden uitgevoerd met personeelsvertegenwoordiging, bedrijfsartsen/-verpleegkundigen. Verantwoordelijk management voor veiligheid en gezondheid MOET aanwezig zijn bij de slotbespreking. Afwezigheid moet duidelijk worden gerechtvaardigd en onderbouwd.
 
Zorg er voor dat u tijdig deze wijzigen doorvoert in uw systeem. Indien gewenst, dan kunnen wij u hierbij ondersteunen.
 
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen of mailen.

KAM-Interactive B.V. 

Havenstraat 3

1948NP Beverwijk

[T]  +31 (0)88 2848671 

[E] info@kam-interactive.nl 

[W] www.kam-interactive.nl